Effectief communiceren is het verschil tussen een gesprek dat afdrijft en een gesprek dat eindigt met een afspraak. U hoeft niet welsprekender te worden. U moet weten waarom u het gesprek voert, wat u wilt horen, en welke zin het gesprek sluit. In Utrechtse organisaties verdwijnt die structuur vaak in vriendelijkheid: niemand wil bot zijn, en dus wordt er niets besloten.
Deze module geeft u een vaste vorm voor alledaagse en schurende gesprekken. Opening: u noemt het onderwerp en de intentie in twee zinnen. Kern: u beperkt zich tot één punt. Afronding: u herhaalt wie wat doet, en wanneer u dat toetst. Alles wat daar niet in past, is een ander gesprek.
Intentie uitspreken voordat u inhoudelijk wordt
De ander kan uw toon niet lezen als uw rol onduidelijk is. „Ik wil dit begrijpen” is een andere intentie dan „ik wil een besluit” of „ik wil een grens aangeven”. Wie de intentie verzwijgt, dwingt de ander te raden, en die gok is meestal dreiging. In de les zegt u de intentie hardop, ook als dat ongemakkelijk klinkt. Daarna pas het punt.
Een veelgemaakte fout is drie punten in één gesprek proppen: de planning, de toon van vorige week, en een personeelskwestie. Wij knippen dat. Eén gesprek, één punt. De rest krijgt een eigen moment. Dat voelt langzamer en is sneller, omdat u niet drie halfbakken conclusies hoeft te repareren.
Oefening: het gesprek dat u uitstelt
U schrijft het gesprek op dat u al twee weken voor u uit schuift. Maximaal een half A4: intentie, kernzin, gewenste afspraak, en het bezwaar dat u verwacht. In een kring van zes oefent u de opening twee keer. De tweede keer schrappen wij elke verontschuldiging die de intentie vertroebelt. Verontschuldigen mag als u iets fout deed. Het mag niet als u een redelijk punt wilt maken.
| Deel | Voorbeeldzin | Valkuil |
|---|---|---|
| Intentie | Ik wil vandaag één afspraak over de oplevering. | Drie onderwerpen tegelijk openen |
| Kern | De oplevering schuift als de review niet vrijdag klaar is. | De geschiedenis van het project herhalen |
| Afspraak | U levert vrijdag 12:00 de review, ik de planning maandag. | Eindigen met „we zien wel” |
| Toets | Maandag 16:00 kort nalopen of dit staat. | Geen eigenaar en geen tijdstip |
Gesprekken die vooral luisteren vragen, starten beter in Actief luisteren. Gesprekken die een besluit van een zaal vragen, sluiten aan op Overtuigingskracht. De manier waarop wij dit opbouwen staat bij Methodiek.
Vorm A — het werkgesprek
Intentie, één punt, afspraak. Geschikt voor overleg met collega’s die u wekelijks spreekt.
Vorm B — de grens
U benoemt wat u niet meer doet, zonder de ander te diagnostiseren. Geschikt als werk stilzwijgend naar u toe schuift.
Vorm C — de nabespreking
Alleen feiten van het afgelopen moment, plus één volgende keer. Geen karakteranalyse.
Leslocatie en wijken in Utrecht
De academie ligt aan de Maliebaan, tussen de singels en het Wilhelminapark, op fietsafstand van Utrecht Centraal en de binnenstad. Modules, oefendagen en teamdagen vinden hier plaats. Deelnemers komen regelmatig uit onder meer:
- Binnenstad
- Lombok
- Wittevrouwen
- Oog in Al
- Leidsche Rijn
- Overvecht
- Zuilen
- Rivierenwijk
Veelgestelde vragen
Is een structuur niet kil?
Een structuur is duidelijk. Kil wordt het pas als u de zorg van de ander overslaat. Die zorg hoort in de kern, in één zin, niet in een lange inleiding.
Wat als de ander boos wordt?
U herhaalt de intentie en het ene punt. U gaat niet mee in een tweede onderwerp. Boosheid is informatie; het is geen reden om de agenda te laten ontploffen.
Oefent u slechtnieuwsgesprekken?
Ja, als werkgesprek: een besluit, een planning, een samenwerking die stopt. Geen ontslaggesprekken met juridische gevolgen; daarvoor verwijzen wij naar uw eigen HR of jurist.
Hoe groot is de groep?
Zes deelnemers, zodat iedereen de opening twee keer kan doen.
TalentBoost Communicatie
Uw aanspreekpunt: Frank van Dijk
Maliebaan 45
3581 CD Utrecht
Telefoon: +31 30 233 6184
E-mail: [email protected]